Tiếng Việt
中文 (中国)
Hiện nay, việc thực hiện các thủ tục hành chính qua hình thức điện tử, trực tuyến ngày càng được ưa chuộng trong giới doanh nghiệp Việt Nam. Không chỉ việc kê khai thuế hay sử dụng hóa đơn điện tử mà trong những năm từ 2018 đến 2022, số lượng các loại văn bản như hợp đồng, biên bản, chứng từ,… được giao kết theo hình thức điện tử cũng gia tăng đáng kể. Tuy nhiên, trong xã hội vẫn có một phần không nhỏ các doanh nghiệp và cá nhân có những mối lo lắng nhất định về tính pháp lý, bảo mật của hợp đồng điện tử do sự mới mẻ của hình thức hợp đồng này trên thị trường. Trong bài viết này, ASL LAW sẽ đưa ra một góc nhìn pháp lý về việc giao kết hợp đồng điện tử, cụ thể là Hợp đồng lao động qua email điện tử.
Việc giao kết hợp đồng thủ công trên giấy cùng với các chi phí đi lại, gặp mặt trực tiếp để ký kết hợp đồng giấy tạo nên gánh nặng lớn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, chi phí in ấn, lưu trữ các tài liệu bằng văn bản cũng như thời gian chuyển phát hợp đồng, trao đổi qua lại đến các đối tác, khách hàng,… cũng là một khoản chi phí lớn trong hoạt động kinh doanh thường ngày của doanh nghiệp.
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ 4.0, ta đã thấy được sự tiện lợi của việc giao tiếp trực tuyến, thực hiện các cuộc họp online kết nối các doanh nghiệp ở nửa vòng Trái Đất với nhau.
Việc giao kết các hợp đồng điện tử trực tuyến sẽ là bước tiếp theo của quy trình đơn giản hóa và tiện lợi hóa các thủ tục hành chính phức tạp. Tại Việt Nam, chính phủ đã quy hoạch rõ các mốc thời gian quan trọng trong việc phát triển và ứng dụng hợp đồng điện tử trong xã hội.
Cụ thể, theo kế hoạch, hướng đến năm 2025, 80% doanh nghiệp Việt Nam sẽ ứng dụng hợp đồng điện tử và năm 2030, Việt Nam sẽ đạt đến mốc 100% doanh nghiệp ứng dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động kinh doanh.
Cơ sở pháp lý về hợp đồng điện tử/Hợp đồng lao động điện tử
Điều 33, 34 và Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 quy định rằng Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên, được lưu trữ trên các phương tiện điện tử theo thỏa thuận, có giá trị pháp lý không thể bị phủ nhận.
Trong thực tiễn áp dụng, hợp đồng điện tử có thể được chia thành nhiều loại, dựa trên hình thức và mục đích, cùng các cách phân loại khác.
Ví dụ, về hình thức thì có thể chia thành hợp đồng giấy được điện tử hóa đưa lên mạng Internet, hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử và cuối cùng là hợp đồng hình thành qua email điện tử.
Về mục đích sử dụng, hợp đồng điện tử có thể chia thành nhiều loại như hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng dân sự điện tử, hợp đồng thương mại điện tử,…
Trong đó, để giao kết Hợp đồng lao động giữa hai bên mang bản chất “điện tử, trực tuyến” hoàn toàn thì sẽ được thực hiện qua email điện tử và hai bên gồm người lao động và người sử dụng lao động sẽ giao kết Hợp đồng điện tử qua email trên máy tính, điện thoại hoặc các thiết bị điện tử khác sau khi đã xem xét kĩ nội dung hợp đồng.
Theo quy định tại Điều 14 Mục 1 Chương III Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14, Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như Hợp đồng lao động bằng văn bản.
Qua đó, Hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động có thể được ký kết bằng văn bản hoặc thông qua các phương tiện điện tử như email điện tử với điều kiện email đó phải được thể hiện dưới hình thức thông điệp dữ liệu, có thể được tiếp cận, kiểm tra, đối chiếu khi được các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Mặt khác, Điều 10 và Điều 12 Mục 1 Chương 2 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định rằng thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác. Trong đó, khi cần đối chiếu và quy định về một hình thức hợp đồng có giá trị như hợp đồng bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu này nếu như thông tin đó có thể truy cập và sử dụng được bởi các bên liên quan để tham chiếu khi cần thiết.
Theo đó, Hợp đồng điện tử/Hợp đồng lao động điện tử giao kết bằng email điện tử vẫn có giá trị pháp lý như Hợp đồng/Hợp đồng lao động bằng văn bản, được pháp luật công nhận.
Điều kiện giao kết hợp đồng điện tử qua email
Ngoài nội dung hợp đồng phải đảm bảo điều kiện bình đẳng, dựa trên thỏa thuận tự nguyện của hai bên theo luật pháp quy định thì về hình thức, Hợp đồng điện tử giao kết qua email cũng phải đảm bảo tuân thủ các quy định trong Luật Giao dịch điện tử 2005.
Cụ thể, trong hợp đồng phải có một thỏa thuận chi tiết về việc giao kết hợp đồng qua email dựa trên Luật giao dịch điện tử và các nghị định, văn bản hướng dẫn thi hành Luật.
Mỗi bên kí kết phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua email, bao gồm nguồn lực, nhân lực, phương tiện và quy chế quản lý phù hợp. Nếu do năng lực quản lý yếu kém của một bên dẫn đến việc Hợp đồng điện tử giao kết giữa hai bên bị hủy bỏ, chấm dứt hoặc dẫn đến các hệ quả khác thì tùy vào thỏa thuận mà bên đó có thể sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về thiệt hại của cả hai bên.
Tính toàn vẹn của dữ liệu, quy trình khởi tạo dữ liệu, quy trình gửi, quy trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch có hiệu lực, quy tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại,… là một trong các yếu tố quan trọng cần quy định cụ thể trong Hợp đồng điện tử.
Một vài khuyết điểm của hợp đồng, giao dịch điện tử
Tuy có nhiều tiện ích nhưng hiện tại, cơ sở dữ liệu của Việt Nam còn tương đối yếu kém so với mặt bằng chung của thế giới dẫn đến việc ứng dụng Hợp đồng điện tử trong giao dịch còn bị hạn chế.
Chính vì vậy, phần đông doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn mang thái độ hoài nghi về sự an toàn, tính bảo mật hoặc tính pháp lý của Hợp đồng điện tử, cùng các vấn đề khác.
Ngoài các khó khăn trên, đối với các doanh nghiệp lớn, một sự khác biệt có thể thấy được giữa Hợp đồng bằng văn bản và Hợp đồng điện tử chính là ở việc khó xác định địa điểm ký kết giữa các bên. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc xác lập quan hệ giữa các doanh nghiệp lớn khi giao kết hợp đồng, đặc biệt đối với các Hợp đồng quốc tế.
Do phần lớn các doanh nghiệp Việt với quy mô vừa và nhỏ không có nguồn lực để tự xây dựng nên một cơ sở dữ liệu hiệu quả để bảo toàn các tài liệu giao kết điện tử nên việc lưu trữ các tài liệu điện tử này cũng sẽ có khó khăn tương đối so với việc lưu trữ các tài liệu giấy.
Tâm lý e ngại lừa đảo từ bên còn lại do không có bằng chứng vật lí, xác thực trong tay để bảo vệ quyền lợi của mình cũng là nguyên nhân khiến các cá nhân, tổ chức Việt Nam còn đắn đo trong việc sử dụng Hợp đồng điện tử.
Sự e dè của một trong hai bên có thể khiến thỏa thuận giao kết bằng Hợp đồng điện tử không thể thực hiện. Theo yêu cầu của một trong hai bên, cả hai bên có thể sẽ phải quay lại Hợp đồng giấy thông thường hoặc chấm dứt hợp tác.
Việc sử dụng dịch vụ của một bên thứ ba là các công ty được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực Hợp đồng điện tử trong việc lưu trữ, bảo toàn hiệu lực của Hợp đồng sẽ giúp đỡ phần nào cho doanh nghiệp trong các vấn đề này.
Góc nhìn về dịch vụ chứng thực Hợp đồng điện tử
Trong thời gian vừa qua, chính phủ Việt Nam đã tích cực ủng hộ, đẩy mạnh chuyển đổi số tại Việt Nam, với trọng tâm xoay quanh việc gia tăng số lượng doanh nghiệp ứng dụng Hợp đồng điện tử.
Theo đề án hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ giai đoạn 2021-2025 của UBND TP Hà Nội, các doanh nghiệp trên địa bàn thành lập mới trong năm 2022 sẽ được Ngân sách Nhà nước hỗ trợ 100% phí sử dụng một năm chữ ký số và 500 hóa đơn điện tử của một trong các thành viên thuộc Liên danh gồm: Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông VNPT Vinaphone, Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đôi (Viettel), Công ty Cổ phần MISA, Công ty Cổ phần Bkav và Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS).
Như một phần của phong trào, Tập đoàn công nghệ Bkav vừa chính thức trở thành một trong những đơn vị đầu tiên được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực Hợp đồng điện tử.
Theo Khoản 15 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP, dịch vụ chứng thực Hợp đồng điện tử là dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên khởi tạo trong quá trình giao kết và thực hiện Hợp đồng.
Hiện tại, ngoài BKAV, Việt Nam chỉ có bốn công ty đã đăng ký Hoạt động Cung cấp dịch vụ chứng thực Hợp đồng điện tử bao gồm Tổng Công Ty Viễn Thông Viettel với vContract, Tổng Công Ty Công Nghệ Và Giải Pháp CMC với C-CONTRACT, Tổng Công Ty Viễn Thông MOBIFONE với eContract mobifone, Hệ Thống Thông Tin FPT với FPT.CeCa.
Sử dụng Hợp đồng điện tử và Dịch vụ chứng thực Hợp đồng điện tử của các tổ chức uy tín sẽ giúp các bên tham gia hợp tác tiết kiệm công sức, thời gian, tiền bạc trong quá trình giao kết hợp đồng. Đại diện các bên liên quan như người lao động, người sử dụng lao động, đối tác kinh doanh có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, laptop, máy tính mà không cần thiết phải trực tiếp gặp mặt hay lưu trữ thông tin trên giấy in truyền thống, trong khi có sự bảo đảm của một tổ chức thứ ba không có liên hệ đến lợi ích với 1 trong 2 bên.
Chữ ký điện tử dùng để xác nhận Hợp đồng điện tử cũng là công cụ đơn giản, dễ sử dụng, không tốn nhiều thời gian làm quen.
Trong những năm gần đây và trong tương lai sắp tới, Việt Nam đã, đang và sẽ tiến hành chuyển đổi mạnh qua hình thức số hóa trên mọi lĩnh vực. Ví dụ dễ thấy nhất là đợt chuyển đổi, ký lại Hợp đồng điện tử với các nhà cung cấp nước vừa qua cho các hộ gia đình trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Các bên điện lực cũng đang trong quá trình triển khai dự án ký lại Hợp đồng mua bán điện sinh hoạt thành Hợp đồng điện tử.
Xu hướng điện tử hóa mọi loại Hợp đồng tại Việt Nam là không thể tránh khỏi. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp, người dân, tổ chức hiện còn đang do dự vì chưa rõ ràng các thủ tục, góc nhìn pháp lý về hợp đồng điện tử nên liên hệ với các Công ty Luật uy tín về lĩnh vực này để nhận được hỗ trợ, giúp đỡ kịp thời.
Bài viết liên quan:
- Bảo lưu ngày nghỉ phép đối với người lao động Việt Nam
- Vài điều cơ bản về khái niệm lao động tại Việt Nam
- Chế độ trợ cấp xã hội hàng tháng cho người cao tuổi tại Việt Nam
- Tổng hợp mọi điểm mới trong Bộ luật Lao động 2019 tại Việt Nam
- Quy định về việc tuyển dụng và sử dụng người lao động chưa thành niên tại Việt Nam
Liên hệ với công ty luật ASL LAW để được tư vấn luật về hợp đồng.
BÀI VIẾT HỮU ÍCH LIÊN QUAN
|
***Dịch Vụ pháp lý khác của Công ty luật ASL LAW*** |
|
|
|
|
||
|
|
||
|
Tư vấn đầu tư tại Việt Nam cho doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tai Việt Nam |
|
|
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
Tư vấn sở hữu trí tuệ |
