English
中文 (中国)
Việt Nam đang dần trở thành địa điểm thu hút nguồn vốn đầu tư mạnh của các doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên, nhà đầu tư nước ngoài cần phải khảo sát tình hình thực tế của Việt Nam trước khi đưa ra quyết định chính thức về việc bỏ vốn đầu tư. Một lựa chọn phổ biến giúp sớm tiếp cận thị trường Việt nam là mở văn phòng đại diện tại Việt Nam ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng,… Tuy nhiên, nhiều nhà đầu tư nước ngoài khi chính thức thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện lại vướng phải nhiều vấn đề pháp lý, khiến cho việc tiếp cận, mở rộng thị trường bị trì hoãn, kéo dài, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà đầu tư. Vậy, các vướng mắc pháp lý khi mở văn phòng đại diện tại Việt Nam và các biện pháp giải quyết là gì?
Nhầm lẫn về văn phòng đại diện và chi nhánh
Văn phòng đại diện và chi nhánh là 2 khái niệm thường bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, dù có vài yếu tố đan xen nhưng về bản chất, văn phòng đại diện lại có sự khác biệt rất lớn với chi nhánh.
Theo quy định tại Điều 3 Luật Thương mại 2005 thì:
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
- Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và hoạt động thương mại tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
Cụ thế, theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì nội dung hoạt động của hai hiện diện thương mại này như sau:
– Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
– Chi nhánh hoạt động cung ứng dịch vụ trong các ngành dịch vụ, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Chi nhánh trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Theo đó, chi nhánh và văn phòng đại diện có những khác biệt lớn về chức năng hoạt động, hình thức hạch toán, hình thức kế toán và kê khai thuế, các loại thuế phải nộp,…
Yếu tố không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp chính là yếu tố quan trọng nhất khi doanh nghiệp quyết định thành lập văn phòng đại diện hay không. Bởi lẽ việc không được thực hiện các chức năng kinh doanh sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu suất cũng như mục tiêu hoạt động của công ty.
Nếu thương nhân nước ngoài muốn giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho người đứng đầu Văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 7 Điều 33 Nghị định 7/2016/NĐ-CP. Đồng thời, việc ủy quyền chỉ có giá trị cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Ngoài ra, về vấn đề kê khai thuế, do văn phòng đại diện không có hoạt động thu chi, văn phòng sẽ không tiến hành khai thuế thu nhập doanh nghiệp. Dù có hóa đơn xuất ra mang tên văn phòng đại diện cũng phải được chuyển về cho trụ sở chính để tiến hành kê khai thuế. Văn phòng đại diện chỉ kê khai, đóng thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện.
Nghĩa vụ của văn phòng đại diện
Sau khi nhà đầu tư nước ngoài đã thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, họ sẽ được hưởng các quyền lợi từ văn phòng nhưng cũng phải đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Một trong các nghĩa vụ chính là gửi báo cáo hoạt động hàng năm. Theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ/CP, trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
Việc không thực hiện báo cáo định kỳ sẽ bị xử phạt hành chính số tiền 10 triệu đến 20 triệu đồng theo điểm b khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, khi thuê người lao động Việt Nam và người lao động nước ngoài tại văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện cần phải ghi nhớ việc tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội. Văn phòng cũng phải tuân thủ các quy định liên quan đến Thuế thu nhập cá nhân như đăng kí mã số thuế cho người lao động, kê khai thuế TNCN hàng tháng, chuẩn bị và nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm.
Đặc biệt, người đứng đầu văn phòng cũng như chủ doanh nghiệp cần phải ghi chú việc gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện vốn có giá trị tối đa là 5 năm theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Cuối cùng, văn phòng đại diện của nhà đầu tư nước ngoài cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của luật pháp Việt Nam như Luật Chống rửa tiền, Luật Thương mại, Luật Thuế,… Sau mỗi 3 đến 5 năm, các cơ quan chức năng sẽ tiến hành thanh tra xác thực tính hợp pháp của từng giao dịch, từng hoạt động của văn phòng đại diện.
Q&A
“Nếu tôi đã thành lập một văn phòng đại diện tại Việt Nam (địa điểm ở Hà Nội) và qua 2 năm khảo sát thị trường, cảm thấy Việt Nam là một điểm đầu tư lý tưởng nên muốn thành lập chi nhánh hoặc công ty con chính thức. Vậy, liệu tôi có thể chuyển đổi văn phòng đại diện đã hoạt động ổn định thành chi nhánh hoặc công ty con được không? Nếu được thì thủ tục chuyển đổi là gì?”
Theo quy định pháp luật Việt Nam hiện tại vẫn chưa có thủ tục chuyển đổi trực tiếp từ văn phòng đại diện sang chi nhánh hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Vì vậy, để thành lập chí nhánh hoặc công ty con, thương nhân nước ngoài cần thực hiện các thủ tục sau:
Bước 1: Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện
Cụ thể, thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện đến Cơ quan cấp giấy phép. Văn phòng đại diện phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện. Thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh hoặc công ty con tại Việt Nam
Thương nhân nước ngoài cần thực hiện các thủ tục xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng, thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập chi nhánh hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài đối với các ngành nghề mà pháp luật Việt Nam hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam có tham gia cho phép.
Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đối với doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài chắc chắn sẽ có rất nhiều khó khăn phát sinh trước, trong và sau quá trình hoạt động. Do đó, để có thể tiến hành thủ tục mở văn phòng đại diện và đưa vào hoạt động hiệu quả, tốt nhất là doanh nghiệp/nhà đầu tư nên liên hệ với một công ty luật uy tín về luật doanh nghiệp tại Việt Nam và quốc tế.
Bài viết liên quan:
- Việt Nam đạt Chỉ số Đổi mới Toàn cầu ổn định
- ASL LAW chia sẻ về Fair Trade với công ty GS Global
- Có thể thành lập doanh nghiệp và chi nhánh cùng một thời điểm hay không?
- Soạn thảo luật đầu tư và doanh nghiệp hoàn chỉnh
- Phát triển nguồn vốn lưu động tại Việt Nam
Liên hệ với công ty luật ASL LAW để được hướng dẫn về luật doanh nghiệp.
BÀI VIẾT HỮU ÍCH LIÊN QUAN
|
***Dịch Vụ pháp lý khác của Công ty luật ASL LAW*** |
|
|
|
|
||
|
|
||
|
Tư vấn đầu tư tại Việt Nam cho doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tai Việt Nam |
|
|
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
||
|
|
Tư vấn sở hữu trí tuệ |
