English
中文 (中国)
日本語
Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp chủ động đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao kỹ năng nghề cho người lao động thay vì chỉ phụ thuộc vào nguồn nhân lực sẵn có. Khoản đầu tư tại Việt Nam này có thể bao gồm học phí, tiền lương trong thời gian đào tạo, bảo hiểm bắt buộc, chi phí chuyên gia, tài liệu, thiết bị, đi lại và sinh hoạt. Đổi lại, doanh nghiệp thường yêu cầu người lao động cam kết tiếp tục làm việc trong một thời hạn nhất định sau khi hoàn thành chương trình đào tạo.
Tranh chấp phát sinh chủ yếu khi người lao động nghỉ việc trước thời hạn cam kết hoặc khi hai bên không thống nhất về phạm vi và mức chi phí phải hoàn trả. Trên thực tế, không phải mọi khoản doanh nghiệp đã chi trong thời gian đào tạo đều đương nhiên là chi phí đào tạo; đồng thời, việc người lao động nghỉ việc trước thời hạn cam kết cũng không phải trong mọi trường hợp đều dẫn đến nghĩa vụ hoàn trả toàn bộ.
Điều 62 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định về hợp đồng đào tạo, nội dung bắt buộc của hợp đồng và phạm vi chi phí đào tạo. Bên cạnh đó, Điều 40 quy định rõ nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành vẫn chưa hướng dẫn đầy đủ một số tình huống, đặc biệt là trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng đúng pháp luật nhưng chưa làm đủ thời gian cam kết, cách chứng minh chi phí đào tạo nội bộ và phương pháp giảm trừ khi cam kết đã được thực hiện một phần.
Vì vậy, để bảo vệ khoản đầu tư và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế đào tạo ngay từ đầu, từ việc ký kết hợp đồng, xác định các khoản chi phí đến lưu giữ chứng từ và quy định phương pháp hoàn trả phù hợp.
Khi nào doanh nghiệp cần ký hợp đồng đào tạo với người lao động?
Theo Điều 62 Bộ luật Lao động năm 2019, khi người lao động được đào tạo, nâng cao trình độ hoặc kỹ năng nghề ở trong nước hoặc nước ngoài bằng kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động, hai bên phải giao kết hợp đồng đào tạo nghề. Quy định này có thể áp dụng đối với cả chương trình tại cơ sở đào tạo độc lập và chương trình đào tạo nội bộ do doanh nghiệp tổ chức.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt hoạt động đào tạo nghề với việc hướng dẫn công việc thông thường. Các hoạt động như phổ biến nội quy, giới thiệu quy trình làm việc, hướng dẫn sử dụng hệ thống nội bộ hoặc đào tạo hội nhập thường thuộc trách nhiệm quản lý, sử dụng lao động của doanh nghiệp. Những khoản chi phí này không nên mặc nhiên được chuyển thành nghĩa vụ tài chính của người lao động khi nghỉ việc. Một chương trình đào tạo theo Điều 62 cần có mục tiêu, nội dung, thời lượng, kết quả đầu ra và khoản chi phí thực tế có thể xác định.
Hợp đồng đào tạo phải được lập thành văn bản và nên được ký trước khi chương trình bắt đầu. Hợp đồng cần xác định rõ nghề đào tạo; địa điểm và thời gian đào tạo; tiền lương trong thời gian đào tạo; thời hạn người lao động cam kết tiếp tục làm việc; chi phí đào tạo; trách nhiệm hoàn trả và trách nhiệm của người sử dụng lao động.
Ngoài các nội dung bắt buộc, doanh nghiệp nên quy định cụ thể thời điểm bắt đầu tính thời gian cam kết, từng trường hợp phát sinh nghĩa vụ hoàn trả và phương pháp xác định số tiền phải trả. Cần phân biệt trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng đúng pháp luật, chấm dứt trái pháp luật, bị xử lý kỷ luật sa thải hoặc phải nghỉ việc do nguyên nhân từ phía doanh nghiệp. Việc chỉ ghi chung rằng người lao động “nghỉ việc trước thời hạn phải hoàn trả toàn bộ chi phí” có thể chưa đủ để xử lý các tình huống khác nhau trong thực tế.
Đối với chương trình đào tạo gồm nhiều khóa hoặc nhiều giai đoạn, chi phí và thời gian cam kết tương ứng với từng chương trình cũng nên được xác định riêng. Đồng thời, doanh nghiệp cần dự liệu trường hợp miễn, giảm nghĩa vụ và nguyên tắc giảm trừ theo thời gian người lao động đã làm việc sau đào tạo. Một thỏa thuận rõ ràng, hợp lý và có thể kiểm chứng sẽ có giá trị thực tiễn cao hơn một cam kết có phạm vi rộng nhưng thiếu căn cứ tính toán.
Khi nào người lao động phải hoàn trả chi phí đào tạo?
Trường hợp rõ ràng nhất được quy định tại Điều 40 Bộ luật Lao động năm 2019 là người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Ngoài các nghĩa vụ bồi thường liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng đã trải qua bước soạn thảo hợp đồng hợp pháp, người lao động còn phải hoàn trả chi phí đào tạo theo Điều 62.
Trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng đúng pháp luật nhưng chưa làm đủ thời gian cam kết phức tạp hơn. Điều 62 cho phép các bên thỏa thuận về thời hạn làm việc sau đào tạo và trách nhiệm hoàn trả, nhưng chưa quy định cụ thể hậu quả pháp lý trong trường hợp này. Vì vậy, khả năng doanh nghiệp yêu cầu hoàn trả phụ thuộc đáng kể vào nội dung hợp đồng đào tạo, căn cứ chấm dứt quan hệ lao động và tính hợp lý của nghĩa vụ đã thỏa thuận.
Hợp đồng cần phân biệt rõ các trường hợp người lao động tự nguyện nghỉ việc, đơn phương chấm dứt trái pháp luật, bị sa thải do hành vi vi phạm hoặc phải nghỉ việc vì nguyên nhân từ phía doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, không bố trí đúng công việc hoặc vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ với người lao động, việc yêu cầu hoàn trả chi phí đào tạo có thể không có cơ sở vững chắc.
Do đó, doanh nghiệp không nên áp dụng một điều khoản hoàn trả chung cho mọi trường hợp chấm dứt quan hệ lao động. Điều kiện phát sinh nghĩa vụ cần được quy định cụ thể, tương xứng với lỗi và hoàn cảnh chấm dứt hợp đồng của mỗi bên.
Doanh nghiệp nên tham khảo dịch vụ tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp chuyên sâu của các Công ty luật tại Hà Nội để nhận được giải đáp phù hợp nhất cho tình hình thực tế của mình.
Những khoản nào được xem là chi phí đào tạo?
Theo khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động năm 2019, chi phí đào tạo bao gồm các khoản có chứng từ hợp lệ về người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy móc, thiết bị, vật liệu thực hành và các khoản khác hỗ trợ cho người học. Phạm vi này còn bao gồm tiền lương và phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp do doanh nghiệp đóng trong thời gian người lao động đi học. Nếu đào tạo ở nước ngoài, chi phí đi lại và sinh hoạt cũng có thể được tính vào chi phí đào tạo.
Một khoản chi chỉ nên được yêu cầu hoàn trả nếu thực tế đã phát sinh, trực tiếp phục vụ chương trình đào tạo, có căn cứ chứng minh và có thể phân bổ hợp lý cho người lao động cụ thể. Việc một khoản tiền được chi trong thời gian đào tạo không đương nhiên khiến khoản tiền đó trở thành chi phí đào tạo.
Doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng khi tính tiền lương. Nếu người lao động đi học toàn thời gian và không thực hiện công việc, tiền lương được tiếp tục chi trả có cơ sở rõ hơn để xem là chi phí đào tạo. Ngược lại, nếu người lao động vừa học vừa làm thì phần tiền lương tương ứng với công việc thực tế không nên bị yêu cầu hoàn trả.
Các khoản như tiền thưởng, lương tháng thứ 13, tiền lễ, phúc lợi, đoàn phí công đoàn hoặc chi phí quản lý chung cũng không mặc nhiên thuộc chi phí đào tạo. Cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ xem xét bản chất, mục đích và mối liên hệ thực tế của từng khoản với hoạt động đào tạo, thay vì chỉ dựa vào tên gọi do doanh nghiệp xác định.
Doanh nghiệp phải chứng minh chi phí đào tạo như thế nào?
Hợp đồng đào tạo là căn cứ xác lập nghĩa vụ nhưng không thay thế trách nhiệm chứng minh của doanh nghiệp. Ngay cả khi người lao động đã đồng ý “hoàn trả toàn bộ chi phí”, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh số tiền đó thực tế đã được chi, liên quan trực tiếp đến chương trình đào tạo và thuộc phạm vi chi phí được pháp luật công nhận.
Đối với khóa học do đơn vị bên ngoài tổ chức, hồ sơ nên bao gồm soạn thảo hợp đồng dịch vụ đào tạo, hóa đơn, chứng từ thanh toán, quyết định cử đi học, chương trình đào tạo, danh sách học viên và tài liệu xác nhận kết quả. Nếu có chi phí đi lại, lưu trú hoặc sinh hoạt, doanh nghiệp cũng cần lưu giữ chứng từ tương ứng.
Đối với đào tạo nội bộ, doanh nghiệp có thể không có hóa đơn học phí riêng. Trong trường hợp này, chi phí có thể được chứng minh bằng chương trình đào tạo, quyết định phân công người hướng dẫn, bảng theo dõi thời lượng, bảng kê vật tư, chứng từ mua thiết bị, bảng lương hoặc phụ cấp của người hướng dẫn và phương pháp phân bổ cho từng học viên.
Quyết định nội bộ ấn định một mức chi phí khoán không nên được xem là chứng cứ duy nhất. Để có khả năng được chấp nhận khi tranh chấp, doanh nghiệp cần chứng minh đồng thời rằng khoản chi đã thực tế phát sinh, phục vụ trực tiếp cho việc đào tạo và được phân bổ hợp lý cho người lao động bị yêu cầu hoàn trả.
Mức chi phí phải hoàn trả được xác định như thế nào?
Bộ luật Lao động năm 2019 chưa quy định công thức xác định chi phí phải hoàn trả khi người lao động đã thực hiện một phần thời gian cam kết. Vì vậy, hợp đồng đào tạo cần quy định rõ người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí hay chỉ hoàn trả phần tương ứng với thời gian cam kết còn thiếu.
Việc yêu cầu hoàn trả toàn bộ trong mọi trường hợp có thể dẫn đến nghĩa vụ không tương xứng. Người lao động nghỉ việc ngay sau khi hoàn thành khóa học không nên chịu nghĩa vụ giống với người đã làm việc gần hết thời hạn cam kết, bởi doanh nghiệp đã nhận được một phần lợi ích từ kiến thức và kỹ năng của người lao động trong khoảng thời gian này.
Doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc hoàn trả theo tỷ lệ giữa thời gian cam kết còn thiếu và tổng thời gian cam kết. Chẳng hạn, nếu chi phí đào tạo là 180 triệu đồng, người lao động cam kết làm việc 36 tháng nhưng đã làm việc được 24 tháng, khoản hoàn trả có thể được xác định tương ứng với 12 tháng còn thiếu, tức 60 triệu đồng.
Cách tính này cần được ghi nhận rõ trong hợp đồng đào tạo và áp dụng nhất quán. Ngoài thời gian đã làm việc, các bên có thể xem xét nguyên nhân chấm dứt hợp đồng, tính chất khóa học, khả năng sử dụng kỹ năng sau đào tạo và mức độ doanh nghiệp đã hưởng lợi từ kết quả đào tạo.
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt hoàn trả chi phí đào tạo với phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại. Hoàn trả nhằm bù đắp khoản đầu tư tại Việt Nam thực tế, trong khi bồi thường đòi hỏi phải chứng minh thiệt hại và quan hệ nhân quả. Việc đồng thời yêu cầu hoàn trả toàn bộ chi phí và áp dụng một khoản phạt lớn có thể làm phát sinh tranh chấp về căn cứ pháp lý cũng như tính tương xứng của nghĩa vụ.
Một số bài học từ thực tiễn giải quyết tranh chấp
Trong Bản án số 04/2023/LĐ-PT ngày 24/8/2023 của Tòa án nhân dân thành phố Hải Phòng, doanh nghiệp yêu cầu người lao động hoàn trả nhiều khoản, bao gồm chi phí đào tạo, tiền lương, bảo hiểm, thu nhập khác và tiền phạt. Tòa án không chấp nhận toàn bộ yêu cầu mà xem xét riêng bản chất và chứng cứ của từng khoản. Một số khoản mặc dù phát sinh trong thời gian đào tạo vẫn bị loại do không trực tiếp phục vụ hoạt động đào tạo hoặc không có chứng từ hợp lệ.
Đối với chi phí đào tạo nội bộ, Tòa án đã xem xét kết hợp quyết định phê duyệt kinh phí, bảng kê, tài liệu về vật tư, bữa ăn, trang thiết bị và việc trả thêm thu nhập cho người hướng dẫn. Vụ án cho thấy “chứng từ hợp lệ” không nhất thiết chỉ là hóa đơn của một cơ sở đào tạo bên ngoài. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh chi phí đã thực tế phát sinh và có thể phân bổ cho người lao động cụ thể.
Tương tự, trong Bản án số 04/2022/LĐ-PT ngày 22/4/2022 của Tòa án nhân dân tỉnh Phú Yên, mặc dù người lao động đã cam kết làm việc tối thiểu năm năm và đồng ý hoàn trả chi phí nếu vi phạm, Tòa án vẫn xem xét các chứng từ và khoản chi cụ thể. Điều khoản “hoàn trả toàn bộ” không đương nhiên giúp doanh nghiệp được chấp nhận toàn bộ số tiền tự kê khai.
Các bản án trên cho thấy hợp đồng đào tạo chỉ là một phần của hồ sơ tranh chấp. Khả năng bảo vệ yêu cầu của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào tính minh bạch của từng khoản chi, mối liên hệ với chương trình đào tạo và sự hợp lý của cách xác định nghĩa vụ hoàn trả.
Doanh nghiệp kinh doanh tại Việt Nam cần làm gì để hạn chế tranh chấp?
Trước khi tổ chức đào tạo, doanh nghiệp cần xác định hoạt động đó có thực sự là đào tạo, nâng cao trình độ hoặc kỹ năng nghề hay chỉ là hướng dẫn công việc thông thường. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp nên lập dự toán, ký hợp đồng đào tạo trước khi chương trình bắt đầu và xác định rõ chi phí tương ứng với từng khóa học.
Hợp đồng cần quy định cụ thể thời gian cam kết, thời điểm bắt đầu tính cam kết, các trường hợp phát sinh nghĩa vụ hoàn trả và phương pháp giảm trừ. Không nên sử dụng điều khoản chung theo đó người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí trong mọi trường hợp nghỉ việc. Những trường hợp miễn hoặc giảm nghĩa vụ do sức khỏe, lỗi của doanh nghiệp, thay đổi cơ cấu hoặc hoàn cảnh khách quan cũng nên được dự liệu.
Trong quá trình đào tạo, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chương trình học, danh sách tham gia, chứng từ thanh toán, bảng theo dõi thời lượng, tài liệu đánh giá kết quả và xác nhận của người lao động. Đối với đào tạo nội bộ, cần có phương pháp phân bổ chi phí rõ ràng, kèm tài liệu chứng minh về người hướng dẫn, vật tư, thiết bị và thời gian thực tế dành cho đào tạo.
Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cần xác định việc chấm dứt hợp đồng đúng hay trái pháp luật, nguyên nhân chấm dứt và phần thời gian cam kết đã được thực hiện. Trước khi yêu cầu thanh toán, các khoản không liên quan trực tiếp hoặc không có đủ chứng từ cần được loại bỏ khỏi bảng tính.
Cuối cùng, doanh nghiệp nên gửi cho người lao động bảng đối chiếu chi tiết về từng khoản chi phí, căn cứ phát sinh và phương pháp tính. Việc thương lượng trên cơ sở tài liệu minh bạch thường giúp giảm thời gian, chi phí giải quyết tranh chấp và hạn chế rủi ro yêu cầu của doanh nghiệp bị bác bỏ khi vụ việc được đưa ra Tòa án.
ASL Law là công ty luật độc lập và cung cấp đầy đủ dịch vụ được tín nhiệm cao của Việt Nam gồm các luật sư giàu kinh nghiệm và tài năng. ASL Law được Legal500, Asia Law, WTR và Asia Business Law Journal xếp hạng là Công ty Luật hàng đầu tại Việt Nam. Có trụ sở tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, mục đích chính của ASL LAW là cung cấp lời tư vấn và giải pháp lý thiết thực, hiệu quả và hợp pháp nhất cho khách hàng trong nước và quốc tế. Nếu cần sự trợ giúp, Quý khách hàng có thể gửi email liên hệ tới [email protected].
Liên hệ với công ty Luật ASL LAW để được tư vấn Luật về Lao động và Việc làm.
BÀI VIẾT HỮU ÍCH LIÊN QUAN
